もう手放せない！大学職員の仕事を爆速化する時短グッズ５選！

毎日、書類作成にメール対応、会議準備と、時間に追われる大学職員の仕事。朝の始業と同時にメールチェック。次に会議資料の印刷を急ぎながら、窓口対応もこなし、気づけばもうお昼。午後は学生との面談や教員対応、書類の提出期限に追われ、定時になってもToDoは半分残ったまま……。

そんな日々を送っている方も多いのではないでしょうか。特に若手職員のうちは業務の段取りに慣れていないこともあり、「なんだか毎日バタバタして終わる」「1日があっという間で、達成感がない」と感じてしまうこともあると思います。

私自身、以前は“がむしゃらにこなすこと”が効率だと思い込んでいた時期もありました。でも、周りの先輩や同僚を見ていて、「ちょっとした工夫や道具選びで、時間の使い方ってずいぶん変わるんだな」と気づかされる場面が増えたんです。

そこで今回は、「これは時短になりそう」「実際に職場で使っている人が多い」「評判が良い」など、職場の現場感と相性の良いアイテムを５つピックアップしてご紹介します。
どれも手軽に取り入れやすく、明日からの仕事を少しラクにしてくれる可能性のあるものばかり！
自分らしい働き方を見つけるヒントのひとつとして、ぜひ参考にしてみてください！

フリクションボールペン｜書き間違えてもサッと修正、現場でも大活躍！

まずは身近なものからご紹介します。
打ち合わせ中のメモや、ちょっとした走り書き。書き間違えたときにいちいち修正テープを取り出すのって、意外と時間がかかるし手間ですよね。そんなときに役立つのが「フリクションボールペン」。このペンは、書いた文字をペン後部のラバーでこすることで、簡単に消すことができる画期的なアイテムです。

私も最初は「消えるボールペンってどうなの？」と半信半疑でしたが、いざ使ってみるともう手放せません。特に議事録を手書きでとるときや、急いでメモを取る場面では大活躍。書き間違えても慌てることなく、スムーズに修正できるのが本当に助かります。

また、色も黒・赤・青など豊富で、部署ごとの書類の色分けにも便利です。さらに、ボールペンにネームを入れることもできるため、自分だけのオリジナルフリクションを作成し、業務の楽しみを増やしましょう！
使いやすさ・スピード・見た目のきれいさ、どれを取っても「時短文具」として一押しです！

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卓上ホワイトボード｜即メモ＆即消去、考えるスピードが格段に上がる！

アイデアをまとめたり、タスクを一時的に書き出したりする場面、大学職員の仕事でも意外と多いですよね。そんなときに便利なのが、机の上にちょこんと置ける「卓上ホワイトボード」です。

付箋やノートに書くのも悪くないのですが、何度も書き直したり、不要になった内容をサッと消したりするには少し不便。一方でホワイトボードなら、ペンでサッと書いて、いらなくなったらティッシュやイレイサーでスッと消せます。この“スピード感”がアイデアの流れを止めず、考える力を引き出してくれるんです。

一時的に可視化したいことを気軽に書けるので、付箋の消費も減ってちょっとした節約にもなりました。さらに最近は、マグネット対応タイプや透明ボード、スタンド型など種類も豊富。オフィスでも家でも使える万能グッズとして、1つ持っておくと本当に便利です！

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折りたたみキーボード｜どこでも快適タイピング！モバイル作業の強い味方

大学職員の仕事は、意外と「自席じゃないところ」で作業する場面が多くありませんか？
たとえば、会議室での議事録作成、出張先での資料整理、学生対応の合間にちょっとしたメモを残すなど…。

そんなときに役立つのが「折りたたみキーボード」です。コンパクトに持ち運べるのに、使うときは広げてしっかりフルサイズでタイピング可能。ノートPCやタブレットとBluetoothで接続すれば、いつでもどこでも“自分の作業環境”が整います。

出先での作業が多い方や、タブレットをサブPC代わりにしている方には、かなりおすすめできる時短アイテムです！

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デスク整理トレー｜“あれどこだっけ？”が消える！朝の業務がスムーズに

出勤して最初のひと仕事。机に座ったはいいけれど、「付箋どこ？」「ハンコが見当たらない…」と、よく使う文具を探して時間をムダにしていませんか？

そんな日常の“ちょっとしたモヤモヤ”を解決してくれるのが、「デスク整理トレー」です。
ペン、付箋、朱肉、印鑑、USBメモリなど、よく使うアイテムをひとまとめにしておけるので、探す手間がゼロに。
特に朝の立ち上がりや、急な学生対応のときに、「あ、すぐ出せる！」という小さなストレスフリーが積み重なると、仕事のテンポがぐっと良くなります。

私のおすすめは、仕切りがあるタイプ。カテゴリごとに文具を分けて入れられるので、視認性もバッチリです！
また、木目調やシンプルな白系など、オフィスに合うおしゃれなデザインも増えてきて、ちょっとした気分転換にもなります。

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デュアルディスプレイ｜画面が2つあるだけで、仕事のスピードが段違いに！

「メールを見ながら資料を作りたい」「PDFとWordを同時に開きたい」…そんな場面、大学職員の仕事では日常茶飯事ですよね。そんなときに大きな威力を発揮するのが「デュアルディスプレイ（モニターの2画面化）」です。

私のまわりでも導入している職員が増えてきていて、特に事務作業が多い部署では「もう1画面には戻れない」と言われるほどの人気ぶり。実際、2画面にすることで「ウィンドウの切り替えが激減し、作業効率が一気に上がった」という声をよく聞きます。

大学の業務では、学生情報システム、メール、会議資料、申請書類など、複数のツールを並行して使うことが多いため、モニターが1つだとどうしても作業が煩雑に。でも、ディスプレイをもう1台つなぐだけで「確認→入力」「参照→修正」がスムーズになり、ミスやストレスも格段に減らすことができます。

手頃な価格のモバイルディスプレイも出てきているので、スペースが限られる職場でも導入しやすくなってきました。「なんだか最近、作業がちょっと遅い気がする…」と感じている方は、ぜひチェックしてみてください！新品だと少々高価ですが、中古品でも問題ありません！

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準備が難しそうですが、想像以上に簡単に設定できます！デュアルディスプレイは一押しです！！

おわりに

どれも小さなグッズかもしれませんが、1日の業務の中でちょっとずつ時短できる積み重ねが、最終的には大きな差になります。特に若手のうちは、作業効率の差が「任される仕事の量」にもつながってきます。

この中からあなたに合った1品が見つかれば嬉しいです！
気になるものがあれば、ぜひチェックしてみてくださいね。

ここあ

「小さな時短」が、後々大きな差に！

以上、お読みいただきありがとうございました！